Funktionen

Ein Kunde ruft an, schreibt eine E-Mail oder kommt vorbei: Aus dieser ersten Anfrage soll in Deskvaro ein Auftrag werden, der von da an nicht mehr aus den Augen gerät. Er bekommt eine Nummer, einen Status und, wenn nötig, eine Frist. Wer im Betrieb nachschaut, soll sofort sehen, wo der Auftrag gerade steht, ohne im Postfach oder auf dem Schreibtisch zu suchen. Ist der Auftrag abgeschlossen, soll der Weg zur Rechnung nur noch ein Klick sein, weil die Positionen schon erfasst sind. Geplant sind:

• Status auf einen Blick

  Jeder Auftrag durchläuft klare Status – angefragt, in Bearbeitung, abgeschlossen oder storniert – und ist jederzeit danach filterbar.

• Positionen mit Menge und Preis

  Einzelne Leistungen oder Artikel werden als Positionen erfasst und bilden später direkt die Grundlage der Rechnung.

• Fortlaufende Auftragsnummern

  Jeder Auftrag bekommt automatisch eine eindeutige, lückenlose Nummer – keine Zettelwirtschaft, keine Dopplungen.

• Termine und Erinnerungen

  Fristen je Auftrag lassen sich hinterlegen, damit nichts liegen bleibt.

• Übergabe an die Rechnungsstellung

  Ein abgeschlossener Auftrag lässt sich mit einem Klick in eine Rechnung überführen, ohne Positionen erneut einzutippen.

Eine Rechnung, die aus dem Nichts entsteht, ist fehleranfällig – Positionen werden vergessen, Preise weichen ab. Deshalb soll eine Deskvaro-Rechnung immer aus einem bestehenden Auftrag hervorgehen: Die Positionen sind bereits erfasst, geprüft wird nur noch, ob alles stimmt. Der geplante Ablauf:

• Angebote, Rechnungen und Gutschriften

  Ein Angebot lässt sich bei Zusage direkt in einen Auftrag überführen; Rechnungen und Gutschriften greifen auf dieselben Auftrags- und Positionsdaten zu, statt sie erneut einzutippen.

• Zahlungsstatus im Blick

  Offen, bezahlt oder überfällig, dazu Zahlungserinnerungen und eine Übersicht aller offenen Posten.

• QR-Code zum Überweisen

  Jede Rechnung bekommt einen QR-Code, der sich direkt in der Banking-App einscannen lässt.

• DIN-gerechter Briefdruck

  PDF-Ausgabe nach DIN 5008, mit Anschriftfeld für Fensterumschläge.

Wer schon einmal einen Kunden angerufen hat, ohne zu wissen, was beim letzten Mal besprochen wurde, kennt das Problem: Wissen über einen Kunden verteilt sich auf E-Mail-Postfach, Notizzettel und den Kopf der Kollegin, die gerade nicht da ist. Deskvaro soll jeden Kunden zu einem Ort machen, an dem Aufträge, Rechnungen und Notizen zusammenlaufen – auffindbar für alle im Team. Geplant sind:

• Stammdaten an einem Ort

  Firma, Ansprechpartner, Adresse und Kontaktdaten übersichtlich gepflegt, ohne Dopplungen in mehreren Dateien.

• Kontakthistorie

  Alle Aufträge und Rechnungen eines Kunden an einem Ort statt verteilt über mehrere Ordner.

• Notizen & Wiedervorlage

  Absprachen und nächste Schritte lassen sich direkt am Kunden festhalten und zu einem Termin wieder vorlegen.

• Mehrere Ansprechpartner je Kunde

  Auch bei mehreren Kontaktpersonen bleibt klar, wer zu welchem Auftrag gehört.

• Kategorien und Suche

  Kunden lassen sich einordnen (z. B. Stammkunde, Interessent) und über eine Volltextsuche schnell wiederfinden.